合同管理是国际工程项目管理的核心,对于大型工程项目来说尤其如此。在国际工程中,合同各方,包括业主、监理工程师和承包商,都十分重视合同的管理工作。尤其对承包商来讲,可以说其合同管理直接关系到项目实施是否顺利,自身的利益是否能得到保护,而高效率的合同管理又在很大程度上依赖于合理、恰当的合同管理组织方式。本文主要从承包商一方合同管理的组织方式入手,探讨国际工程项目中合同管理组织的有关问题,提出了关于设置合同管理组织的方法,旨在为建立能高效运作的合同管理部门提供组织上的保证。
1、关于组织和组织结构
组织的含义可以从不同角度去理解 ,古今中外的管理学家也对此作出了各种不同的解释。被称之为现代管理理论“鼻祖”的巴纳德(C.I.Barnard)将组织定义为“有意识地加以协调的两个或两个以上的人的活动或力量的协作系统”。
著名管理学家布朗(A.Brown)认为,组织就是为了推进组织内部各组成成员的活动,确定最好、最有效的经营目的,最后规定各种成员所承担的任务及各成员间的相互关系。他认为组织是达成有效管理的手段,是管理的一部分,管理是为了实现经营的目的,而组织是为了实现管理的目的。也就是说,组织是为了实现更有效的管理而规定各个成员的职责及职责之间的相互关系。
组织结构是为了便于管理,实现组织的宗旨和目标。每个组织都要分设若干管理层次和管理结构,表明组织内各部分的排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间的相互关系。常见的组织结构类型有:直线式、职能式、直线职能式、矩阵式、事业部式等。
要使管理工作有效,一个健全的组织结构是极为重要的。因为,组织结构形成一种决定所有各级管理人员职责关系的模式。组织职能的目的是设计和维持一种职务结构,以便人们能为实现组织的目标而有效地工作。组织设计是对组织体系的结构安排进行的创新性安排,对今后管理效率高低有极大的影响。组织结构的设计要职责分明,使每一个单位和个人都知道应该做什么,谁对什么结果负责;应能排除由于工作分配的混乱和多变所造成的故障;并能提供反映和支持其目标的决策沟通网络。
2、国际工程合同管理的组织模式
合同部作为一个国际工程合同管理职能部门,其组织结构设计可以根据工程项目的大小和复杂程度而采用不同的方式。在工程实施过程中作为承包商一方合同管理的主要任务有以下几个方面:(1)主合同的管理;(2)分包合同的管理;(3)主合同和分包合同的索赔管理;(4)与合同管理有关的行政管理(其中很重要的一项工作是合同文件的管理);(5)与项目其它职能部门的协调。根据作者在国外参与国际工程项目合同管理工作的体会和研究,下文给出常见的两种承包商合同组织管理模式,并对这两种模式各自的优缺点进行了比较和分析。
2.1合同管理员制
直线式组织结构是最早使用也是最为简单的一种结构,是一种集权式的组织结构形式,又称为军队式结构。如图1所示为国际工程项目承包商一方的合同部直线式的组织结构的一个示例,也可以称之为合同管理员制。
此种组织结构设合同部经理一名,全面负责合同部的工作以及和项目其他职能部门的协调工作;设副经理两名,一位负责主合同和索赔管理,并专门配备主合同管理员,索赔管理也有专人负责;在签订承包合同尤其是总承包合同以后会有大量的工作需要分包出去,分包合同管理工作量也非常大,需有一位负责分包合同管理的副经理,在有很多分包合同需要管理的时候一个分包合同管理员可以同时负责多个分包合同的管理,但每一个分包合同都要对应某一个分包合同管理员;合同部另配负责行政管理的秘书,他要负责合同部的所有行政管理工作,尤其是合同文件的登记、分类和存档等管理作。
图1所示仅仅是直线式合同组织方式的一种,在实际中可以根据
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